Die häufigste Kalkulation beim Start in die Selbständigkeit sieht so aus: Das letzte Bruttogehalt wird durch die üblichen Arbeitsstunden geteilt, und auf das Ergebnis kommt ein Aufschlag. Diese Rechnung führt zuverlässig zu einem Satz, der nicht trägt.
Der Fehler liegt in beiden Größen: Die Kosten sind höher und die verrechenbaren Stunden deutlich niedriger als angenommen.
Was alles dazukommt
Im Angestelltenverhältnis trägt der Arbeitgeber einen Teil der Sozialabgaben, bezahlt Urlaub, Feiertage und Krankheitstage und stellt Arbeitsplatz, Geräte und Weiterbildung. Selbständige tragen all das selbst.
Dazu kommen Posten, die im Angestelltenverhältnis gar nicht vorkommen: Berufshaftpflicht, Buchhaltung, Beiträge, Akquise und Rücklagen für auftragsschwache Zeiten. Welche Versicherungen für Selbstständige sinnvoll sind, hängt von Branche und Haftungsrisiko ab.
Verrechenbare Stunden sind die Hälfte
Von den Stunden eines Jahres bleibt nach Urlaub, Feiertagen und Krankheit ein Arbeitsjahr von gut vierzig Wochen. Von der Arbeitszeit darin entfällt ein erheblicher Teil auf Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung und Organisation.
Realistisch sind bei Vollzeit selten mehr als tausend bis tausendvierhundert verrechenbare Stunden im Jahr. Wer mit zweitausend rechnet, kalkuliert sich systematisch zu billig. Das Existenzgründungsportal des Bundeswirtschaftsministeriums geht in einer Beispielrechnung ebenfalls von rund tausend produktiven Stunden im Jahr aus.
Rücklagen sind kein Gewinn
Der größte Einzelfehler ist, eingehende Beträge als verfügbar zu betrachten. Steuern, Sozialabgaben und Vorsorge fallen später an, oft mit Verzögerung und dann gebündelt.
Bewährt hat sich ein getrenntes Konto, auf das ein fester Anteil jeder Zahlung sofort überwiesen wird. Wer solche Größen durchrechnen möchte, findet bei TheImperfectBoss einen Rechner für Stundensatz und Rücklagen.
Der Markt ist die zweite Grenze
Eine Kalkulation sagt, was nötig ist, nicht was durchsetzbar ist. Wenn beide Zahlen weit auseinanderliegen, ist das eine Information über das Geschäftsmodell und nicht über die Rechnung.
Mögliche Antworten sind Spezialisierung, andere Zielgruppen oder Leistungen, die nicht nach Stunden abgerechnet werden. Den Satz zu senken, bis er passt, ist die einzige Antwort, die langfristig nicht funktioniert.
Nützlich ist außerdem, zwischen Preis und Rabatt zu unterscheiden. Wer Nachlässe gibt, sollte sie als solche ausweisen und an eine Gegenleistung knüpfen, etwa an längere Fristen oder größeren Umfang. Ein stillschweigend gesenkter Satz wird zum neuen Normalpreis, und zwar dauerhaft.
Pauschalen und Wertpreise
Bei wiederkehrenden Aufgaben mit bekanntem Aufwand sind Pauschalen für beide Seiten angenehmer. Sie belohnen Erfahrung, weil schnelleres Arbeiten nicht bestraft wird, und sie machen die Planung berechenbar.
Voraussetzung ist eine klare Abgrenzung des Umfangs. Ohne sie wird aus einer Pauschale ein unbezahlter Dauerauftrag.
Erhöhungen gehören eingeplant
Bestandskunden gewöhnen sich an Preise. Eine Erhöhung nach drei Jahren wirkt groß, eine jährliche Anpassung in kleinen Schritten wird meist ohne Diskussion akzeptiert.
Sinnvoll ist ein fester Termin im Jahr, zu dem die Sätze überprüft werden, gemeinsam mit einem Blick auf die tatsächlich erreichten verrechenbaren Stunden.
Zu bedenken ist auch die Zahlungsmoral. Ein hoher Satz nützt wenig, wenn Rechnungen erst nach Monaten beglichen werden. Klare Fristen, Teilrechnungen bei längeren Projekten und ein konsequentes Mahnwesen wirken auf das verfügbare Einkommen oft stärker als eine Preiserhöhung.
Die Probe aufs Exempel
Nach einem Jahr lässt sich die Rechnung überprüfen: Wie viele Stunden wurden tatsächlich verrechnet, welche Kosten sind angefallen, was ist als Rücklage geblieben. Die Zahlen dafür liefert bei vielen Selbständigen ohnehin die jährliche Einnahmenüberschussrechnung. Die Abweichung von der ursprünglichen Kalkulation ist die wichtigste Zahl des ersten Jahres.
Fast immer liegt sie bei den verrechenbaren Stunden, und fast immer nach unten.
Häufige Fragen
Wie viele Stunden im Jahr sind verrechenbar?
Bei Vollzeit selten mehr als tausend bis tausendvierhundert. Akquise, Angebote, Buchhaltung, Weiterbildung und Organisation beanspruchen einen erheblichen Teil der Arbeitszeit.
Welche Kosten vergessen Selbständige am häufigsten?
Rücklagen für Steuern und Sozialabgaben, Berufshaftpflicht, Vorsorge, Weiterbildung sowie Zeiten ohne Auftrag. Diese Posten fallen später an und wirken vorher unsichtbar.
Was tun, wenn der berechnete Satz nicht durchsetzbar ist?
Das Geschäftsmodell prüfen: Spezialisierung, andere Zielgruppen oder Abrechnung nach Ergebnis statt nach Zeit. Den Satz dauerhaft zu senken löst das Problem nicht.
